W ostatnim artykule „Jak skutecznie delegować zadania?” podeszłam holistycznie do tematu, trochę jak bym chciała spojrzeć na niego z lotu ptaka i zobaczyć główne części składowe tego procesu. Jednak, aby skutecznie pracować ze swoimi zespołami warto, aby szef 🙂 na konkretach potrafił zrealizować każdy z tych obszarów.
Dlatego dziś chciałam więcej napisać o metodzie ułatwiającej obszar przygotowania do delegowania, czyli identyfikację zadań i osoby do jej realizacji. Przedstawię 7 poziomów delegowania Jurgena Appelo z jego metody Zarządzanie 3.0 (opisane w książce „Zarządzanie 3.0”)
Źródło: „Zarządzanie 3.0”, Jurgen Appelo
Trudno znaleźć jedne proste wytyczne, ponieważ formuła delegowania będzie zależała od sytuacji (jakie są zadania, obowiązki, projekty) i też od dojrzałości pracowników (wiedza, umiejętności, postawa), a też i od władzy. Dlaczego „władzy”? Pod tym stwierdzeniem kryje się wpływ jaki możemy wywierać na daną sytuację, zadanie, projekt.
Każde stanowisko w organizacji ma swój poziom wpływu, który może się zmieniać w zależności od dojrzałość pracownika (wiedza, umiejętność, postawa) i zdania. Delegowanie polega na umiejętności poruszania się menedżera na tej skali od wyznaczania po delegowanie. Warto też pamiętać, aby jak najwięcej sytuacji zmierzało w kierunku delegowania, co jest też korzystne pod względem rozwoju dla pracowników.
Jurgen Appelo swoje doświadczenia buduje na zarządzaniu w obszarze agile i duży nacisk kładzie na umiejętność balansowania na skali 7 poziomów delegowania w zależności od sytuacji. W tym upatruje sukces managera.
Więc jeżeli chcemy umieć poruszać się po skali sprawdźmy z jakich składa się obszarów:
Poziom 1. Mów
Podejmujesz decyzje i informujesz o nich swoich ludzi. Często za powiedzeniem idzie szczegółowa instrukcja jak zrobić zadanie (pojawia się zwyczajny instruktaż). Formuła warta wykorzystania, jeżeli masz pracownika bez wiedzy w danej dziedzinie, jest na etapie uczenia się. W takiej sytuacji może nie zrozumieć sytuacji, gdy zechcesz sprzedawać przekazywane zadanie. Negatywny obrazem tego stylu może być mikro zarządzanie i autorytaryzm.
Poziom 2. Sprzedawaj.
Podejmujesz decyzje, ale próbujesz przekonać do nich swoich pracowników. Podajesz argumenty pokazujące korzyści z jej wprowadzenia, co możne zbudować zrozumienie. Poziom niewiele różni się od „mów” i raczej przeznaczony jest do pracowników z niskim poziomem umiejętności.
Poziom 3.Konsultuj.
Przed podjęciem decyzji pytasz o opinie swoich pracowników i bierzesz je pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. Dajesz jednak wyraźnie do zrozumienia, że to Ty podejmujesz decyzję. Tak działa wielu bardziej tradycyjnych menedżerów i często jest to optymalne podejście, ponieważ druga osoba (pracownik) czuje się zaangażowana. Warto zwrócić uwagę, że jednak w aspekcie „Władzy” (odpowiedzialności) pracownicy jej nie mają.
Poziom 4. Dogaduj się.
Zapraszasz pracowników do dyskusji i zachęcasz do osiągania konsensusu w grupie, przy czym głos Managera liczy się tak samo jak głosy innych. Tak działa wiele małych zespołów, ale grupa musi być w stanie osiągnąć prawdziwy konsensus, aby to zadziałało. Osiągniecie konsensusu możliwe jest przy wysokiej dojrzałości członków grypy tzn., ich wiedza, umiejętności i postawa powinny predysponować do udziału w rzetelnej dyskusji. Jednocześnie manager oddaje „władzę” (odpowiedzialność) na grupę/ pracowników, ponieważ wie, że maja do tego predyspozycje.
Poziom 5. Doradzaj.
Próbujesz wywierać wpływ na pracowników, mówiąc im, jakie masz zdanie, podając argumenty, dzieląc się wiedzą i doświadczeniem. Podjęcie ostatecznej decyzji pozostawiasz im, w pełni ją przyjmujesz i wdrażasz wraz z nimi. Oznacza to danie „władzy” (odpowiedzialności) w tym obszarze pracownikom z pełnym zaufaniem do ich umiejętności i wiedzy. Jednocześnie warto pamiętać, że nie oznacza to braku zainteresowania powziętymi działaniami – pytasz o status ich wdrożenia.
Poziom 6. Indaguj.
Pozwalasz, aby zespół decydował jako pierwszy, następnie prosisz, aby przekonali Cię do swojej decyzji. Krok ten jest istotny, jeżeli chcemy przygotować naszych pracowników do pełnego delegowania. Jednocześnie daje menedżerowi pewność, że pracownicy do pełnego delegowania dojrzeli.
Poziom 7. Deleguj.
Pozwól, by całą sprawą zajął się zespół lub dany pracownik, a Ty w tym czasie będziesz mógł zająć się innymi obszarami biznesu albo… zabawić się :).
Poziomy pierwszy, drugi, czwarty i piaty odpowiadają czterem, stylom przywództwa omówionym w teorii przywództwa sytuacyjnego Blancharda. Jurgen Appelo proponuje swoją wersję 7stopniową, która jest pełniejsza. Pozwala w zależności od podejścia oscylować na większej ilości poziomach „władzy” (odpowiedzialności) powiązanych z dojrzałością zespołu (wiedza, umiejętności i postawy jej członków).
Na koniec zapraszam i polecam testować wyżej opisane podejścia w ramach realizowanego z zespołem projektu lub przy pojedynczych zadaniach sprawdzać, które podejście będzie efektywne. Każda nowa metoda zarządzania może wpłynąć na polepszenie Twojej skuteczności i budować bardziej satysfakcjonujące doświadczenie zawodowe.
P.S. Polecam na kanale wywiad z autorem metody „Interview Jurgen Appelo.” na kanale YouTube @aoepeople.
P.S. Jeżeli chcesz dopytać o poziomy delegowania lub podzielić się swoim doświadczeniem to zapraszam do pozostawienia komentarza.