Na przestrzeni lat, pracując w zespołach HR, miałam okazję projektować i realizować procesy onboardingowe dla różnych stanowisk – zarówno operacyjnych, jak i biurowych. Każde z tych wdrożeń miało swoją specyfikę i wyzwania, ale jedno pozostawało niezmienne: onboarding to coś znacznie więcej niż jednorazowe przekazanie informacji.
To proces, który wymaga czasu, struktury i odpowiedniego wsparcia, aby nowy pracownik mógł skutecznie wejść w swoją rolę.
Natomiast ze strony organizacji to proces inwestycji (czas i zasoby) w rozwijanie nowego pracownika, który dobrze jak jest sprawdzany i weryfikowany.
Niezależnie od roli, w jaka wdraża się pracownik, nie jest w stanie od razu działać na pełnych obrotach. Potrzebuje przestrzeni na przyswojenie wiedzy, sprawdzenie jej w realnych zadaniach i stopniowe nabieranie pewności. Z drugiej strony organizacja najlepiej jak widzi postępy w tym procesie i udziela wsparcia, gdy jest to konieczne.
Gdy zaczynała układając procesy onbordingowe zwracałam uwagę na 3 kluczowe elementy:
Plan onboardingu
✅ Plan – dobrze zaplanowana chcekclista wdrożeniowa to podstawa. Jasno określone kroki, konkretne działania na każdy etap wdrożenia pomagają uniknąć chaosu i sprawiają, że nowy pracownik wie, czego się spodziewać. Jednocześnie stanowi dobre narzędzie do sprawdzenia postępów we wdrażaniu do organizacji, aby móc w odpowiednim momencie wesprzeć wdrożenie. Dodatkowo z perspektywy regulacji kodeksu pracy organizacja ma pewność, że obowiązkowe szkolenia zostały zrealizowane.
Rozwiązanie, które mi się sprawdziło w tym obszarze to podział planu na:
- wdrożenie do firmy (obowiązkowe szkolenia związane z nakazami prawnymi, kulturą organizacji i jej standardami),
- wdrożenie stanowiskowe (związane z zakresem pełnionych obowiązków).
Oba wyżej wymienione obszary zawsze składały się z aktywności związanych z opiekunem i praca własną – o czym niżej. 🙂
Opiekun onboardingu
✅ Opiekun – nawet najlepiej zaplanowany onboarding nie zastąpi ludzkiego wsparcia. Nowy pracownik potrzebuje osoby, do której może się zwrócić z pytaniami, która pomoże mu rozwiać wątpliwości i wesprze w pierwszych tygodniach pracy. Jednocześnie opiekun był osoba przekazującą informacje na bazie instruktażu (metoda 4P na załączonym plakacie) lub wsparciem w dotarciu do osoby odpowiedzialnej za jej przekazanie.
Dobrze dobrany opiekun przyspiesza proces adaptacji i buduje poczucie bezpieczeństwa, co jest szczególnie ważne w dynamicznych środowiskach pracy.
Praca własna podczas onboardingu
✅ Praca własna – onboarding to nie tylko to, co oferuje firma, ale też to, jak nowy pracownik podchodzi do procesu wdrożenia. Ważne jest, aby miał przestrzeń na samodzielne zapoznawanie się z informacjami wprowadzanymi w różnych formach np.. materiał pisany, filmy, animacje itp..
Komfortowo i wygodnie można umieszczać wdrożeniowe informacje na platformie e-learningowej, gdzie w każdej chwili pracownik ma dostęp. Ja miałam przyjemność współpracować z HRCode.io – polecam, rozwiązania były szyte na miarę i dostosowane do potrzeb naszego procesu.
Praca własna to też sprawdzanie zdobytej wiedzy, testowanie rozwiązań i wyciąganie wniosków. W wielu przypadkach największy rozwój następuje właśnie wtedy, gdy nowa osoba zaczyna podejmować własne decyzje i mierzyć się z realnymi sytuacjami w pracy.
Podsumowując, onboarding to nie tylko pierwszy dzień czy tydzień – to strategiczny proces, który powinien być przemyślany i dostosowany do specyfiki stanowiska.